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Acerca de

La Oficina de Registro y Control Académico

Es una dependencia que hace parte de la Secretaría General y es la encargada de apoyar la gestión académica a través del registro y control de los diferentes procedimientos académicos, conforme a la normatividad institucional; tiene a su cargo la gestión del sistema de información, custodia y certifica la información que se genera desde el ingreso de los estudiantes, durante su permanencia y posterior a su titulación, verifica el cumplimiento de los procedimientos académicos e interactúa con los actores académicos que intervienen en la gestión académica.

Objetivo

Integrar de forma coordinada el conjunto de normas y procedimientos institucionales, permitiendo de manera más eficiente el registro, el conocimiento, la evaluación y la certificación del avance y resultado de las actividades académicas de nuestros estudiantes.

Funciones

  • Registrar y mantener actualizada la información personal y académica de los estudiantes y egresados.
  • Ejercer un control permanente sobre las actividades curriculares de los estudiantes y docentes, en relación con las normas vigentes y los objetivos institucionales.
  • Verificar el cumplimiento de los requisitos institucionales (académicos, administrativos y financieros).
  • Certificar la situación académica de la comunidad estudiantil.
  • Custodia de la información y documentación académica.

Equipo de Trabajo

Alfonso López Tovar

Jefe de Registro y Control Académico

Andrea Viviana Galvis Morales

Asistente

Ginna Chacón Vásquez

Auxiliar

Karen Pulido Sánchez

Practicante SENA

Calendario Académico - Pregrado

Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Inscripciones Estudiantes Nuevos Abril 16 Julio 27
Inscripción Estudiantes Nuevos por Transferencia Interna y Externa Abril 16 Julio 19
Entrevistas Estudiantes Nuevos Abril 23 Julio 27
Publicación de Resultados Estudiantes Nuevos Mayo 2 Julio 27
Entrevistas Estudiantes por Transferencias Abril 23 Julio 19
Publicación de Resultados Estudiantes por Transferencia Mayo 2 Julio 27
Radicación de Homologaciones y Transferencias en Admisiones Mayo 2 Julio 19
Resultados Homologaciones Julio 27
Reintegros Mayo 7 Julio 27
Reingresos Mayo 7 Julio 27
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Renovaciones ICETEX Junio 1 Julio 31
Renovaciones FESCA Junio 1 Julio 31
Acuerdos de pago Mayo 2 Julio 27
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Matricula Financiera Ordinaria con 10% descuento - Estudiantes Nuevos Mayo 2 Mayo 25
Matricula Financiera Ordinaria - Estudiantes Nuevos Mayo 26 Julio 27
Matricula Académica - Estudiantes Nuevos Mayo 2 Julio 27
Vencimiento de términos para obtener estímulo económico por rendimiento deportivo y cultural acuerdo No. 096 de 2014 Julio 13
Matricula Financiera Ordinaria con 10% descuento - Estudiantes Antiguos Junio 27
Matricula Financiera Ordinaria - Estudiantes Antiguos Junio 28 Julio 27
Matricula Financiera Extraordinaria con incremento del 7.5% - Estudiantes Antiguos Julio 28 Agosto 10
Matricula Académica - Estudiantes Antiguos Junio 18 Agosto 10
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Inducción a Estudiantes Nuevos y Transferentes Julio 25 Julio 27
Bienvenida a padres de estudiantes primer semestre Julio 27
Inicio de Clases Julio 30
Finalización de Clases Noviembre 24
Cierre de período académico Diciembre 7
Solicitud de adiciones y cancelaciones de cursos Agosto 24
Pago de adiciones de cursos Agosto 24
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Solicitud de cursos intersemestrales por parte del estudiante Julio 16
Desarrollo de cursos intersemestrales Junio 18 Julio 26
Digitación de Notas de cursos intersemestrales y entrega de planillas digitalizadas firmadas a Dirección o Coordinación de programa y Registro y Control Académico Julio 27 Julio 28
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Homologaciones por Cohorte Agosto 6 Noviembre 16
Presentación y reporte de calificación de pruebas de suficiencia para cursos prerequisitos de cursos a matricular por parte del Coordinador y Director del programa Agosto 6 Noviembre 16
Publicación de horarios y grupos desde la Dirección y Coordinación de programas Junio 5 Junio 8
Entrega de carga académica a Dirección Académica y Oficina de Talento Humano Julio 27
Entrega de comprobantes de matriculas a registro y control por parte de Coordinadores y Directores de Programas Septiembre 4
Consulta y descarga de listados preliminares de asistencia de estudiantes del sistema de información por parte de Docentes Agosto 11
Consulta y descarga de listados oficiales de asistencia de estudiantes del sistema de información por parte de Docentes Septiembre 14
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Calificaciones del primer corte (50%) Septiembre 21
Socialización de notas del primer corte (50%) Septiembre 28
Digitación de notas del primer corte (50%) y entrega de planillas en digital firmadas a la Dirección y Coordinación del Programa Septiembre 28 Octubre 3
Presentación de supletorios primer corte(50%) Octubre 1 Octubre 5
Reclamo sobre notas del primer corte (50%) Octubre 10
Corrección de notas del primer corte (50%) Octubre 12
Calificaciones del segundo corte (50%) Noviembre 23
Socialización de notas del segundo corte (50%) Noviembre 28
Digitación de notas del segundo corte (50%) y entrega de planillas en digital firmadas a la Dirección y Coordinación del Programa Noviembre 26 Noviembre 29
Presentación de supletorios segundo corte(50%) Noviembre 26 Noviembre 30
Reclamo sobre notas del segundo corte (50%) Noviembre 30 Diciembre 5
Corrección de notas del segundo corte (50%) Diciembre 6
Entrega de planillas de notas definitivas en digital firmadas, por parte del Director y Coordinador de programa a la Oficina de Registro y Control Académico Diciembre 6
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Pagos de Derechos de Grado Junio 22
Entrega de documentos para trámite de grado por parte de estudiantes a Decanatura, Dirección o Coordinación de Programa Julio 5 Julio 6
Entrega de requisitos(carpetas) a la Oficina de Registro y Control Académico por parte de Presidentes de Consejos de Facultad Julio 7 Julio 10
Ceremonia de grados Agosto 17
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Jornada Unitrópista Octubre 24 Octubre 26

Calendario Académico - Posgrado

Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Inscripciones Estudiantes Nuevos Abril 16 Julio 26
Entrevistas Estudiantes Nuevos Abril 17 Julio 26
Publicación de Resultados Estudiantes Nuevos Mayo 2 Julio 26
Radicación de Homologaciones y Transferencias en Admisiones Mayo 2 Julio 13
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Acuerdos de pago Mayo 2 Julio 27
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Matricula Financiera Ordinaria con 10% descuento Junio 12 Julio 6
Matricula Financiera Ordinaria Julio 9 Julio 31
Matricula Académica Junio 12 Julio 31
Matricula Financiera Extraordinaria con incremento del 7.5% Agosto 1 Agosto 6
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Inicio de Clases Julio 27
Finalización de Clases Noviembre 24
Cierre de período académico Diciembre 7
Solicitud de cancelaciones de cursos Agosto 17
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Entrega de carga académica a Dirección Académica y Oficina de Talento Humano Julio 20
Entrega de comprobantes de matriculas a registro y control por parte de Coordinadores y Directores de Programas Agosto 17
Consulta y descarga de listados preliminares de asistencia de estudiantes del sistema de información por parte de Docentes Agosto 17
Consulta y descarga de listados oficiales de asistencia de estudiantes del sistema de información por parte de Docentes Agosto 24
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Digitación de notas y entrega de planillas en digital firmadas a la Coordinación del Programa Octubre 2 Noviembre 30
Entrega de planillas de notas definitivas en digital firmadas, por parte del Coordinador de programa a la Oficina de Registro y Control Académico Diciembre 7
Actividad II Periodo 2018
Desde Hasta
Radicación de Informes para sustentación o socialización Mayo 18
Aprobación de sustentación para grados por ceremonia Junio 15
Pagos de Derechos de Grado Junio 20 Junio 22
Entrega de documentos para trámite de grado por parte de estudiantes a Decanatura, Dirección o Coordinación de Programa Julio 5 Julio 6
Entrega de requisitos(carpetas) a la Oficina de Registro y Control Académico por parte de Presidentes de Consejos de Facultad Julio 7 Julio 10
Ceremonia de grados Agosto 17

Servicios

Certificados y Constancias

Generación de certificados especiales de notas, constancias de estudio y de terminación de materias.

Verificación académicas

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los certificados o constancias de estudios expedidas por la oficina.

Verificación de títulos

Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los diplomas o actas de grado expedidas por la institución.

Trámites de grado

Trámites de grado, expedición de copias de títulos y actas de grados.

Trámites

DOCUMENTOS PARA EGRESADOS

PAZ Y SALVO PARA EGRESADOS Descargar

FICHA DE INSCRIPCION PARA GRADOS Descargar

FICHA DE SEGUIMIENTO PARA GRADO Descargar


DOCUMENTOS PARA ESTUDIANTES

FORMATO PARA TRAMITE DE SOLICITUDES DE ESTUDIANTES Descargar

FORMATO ADICION Y CANCELACIÓN DE CURSOS Descargar

FORMATO CANCELACIÓN DE SEMESTRE Descargar

FORMATO SOLICITUD DE REVISIÓN DE CALIFICACIÓN O FALLAS DEL ESTUDIANTE Descargar


DOCUMENTOS PARA DIRECTORES Y COORDINADORES

FORMATO EXAMEN DE SUFICIENCIA Descargar

FORMATO HOMOLOGACIÓN DE ASIGNATURAS Descargar

FORMATO PLAN DE EQUIVALENCIAS Descargar

La Fundación Universitaria Internacional del Trópico Americano – Unitrópico, realiza dos ceremonias de grado: Ceremonia Solemne y Ventanilla.

Adicional a esto, se recuerda a los estudiantes que para poder iniciar el proceso de grados deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

  • Haber cursado y aprobado la totalidad de los créditos académicos correspondientes al plan de estudios del programa.
  • No encontrarse incurso en investigación disciplinaria.
  • Cumplir con todos los requerimientos exigidos por el programa académico en la opción de grado, que haya seleccionado, según la reglamentación de la facultad.
  • Haber presentado el Examen de Calidad de Educación Superior ECAES, para el caso de los programas de pregrado.
  • Resolución de grados

    Es importante que lea detenidamente el Instructivo, allí encontrará ampliación de los requisitos y los procesos para obtener su título. Descargar

    Instructivo ceremonia de grado

    El siguiente video tutorial, es una guía para tener en cuenta las recomendaciones durante el evento de ceremonia.

    Formatos

    Los formatos de grado deben ser diligenciados en computador en su totalidad de acuerdo al programa técnico, tecnólogo, profesional o especialista. Los encuentran en la sección anterior Formatos.

    Antes de solicitar su certificado de estudios, por favor lea atentamente la siguiente información:

  • Solicitar el recibo de pago para la solicitud de certificados en la Oficina de Cartera de Unitrópico y realizar el respectivo pago.
  • Presentar el recibo de pago sellado por la oficina de Cartera en la Oficina de Registro y Control Académico (bloque Administrativo, piso 1). Si eras menor de edad al ingresar a la Universidad, verifica si ya estas registrado con número de cédula.
  • Nota: Cuando la certificación requerida sea de calificaciones, deberá verificar que las mismas ya hayan sido digitadas, porque una vez se expida el certificado no habrá cambio y deberá cancelar el valor estipulado por la universidad para una nueva certificación.

  • El horario para radicar solicitudes de certificados es de lunes a viernes, en el horario de 7:30 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm.
  • Condiciones de entrega: el tiempo de entrega de certificados será de 3 días hábiles a partir del siguiente día hábil a la fecha de solicitud. Después de 4 meses, será destruido todo certificado que no haya sido retirado.
  • Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deseen confirmar la validez de los certificados, constancias, diplomas, actas de grado expedidos por la oficina de Registro y Control Académico, pueden hacerlo escribiendo al correo electrónico registro@unitrópico.edu.co.

    Publicaciones

    Preguntas frecuentes

    ¿Olvidé la información de usuario y contraseña?

    Si presenta dificultades con su usuario y/o contraseña, realice una solicitud al correo registro@unitropico.edu.co enviando sus datos personales.

    ¿Puedo descargar el polígrafo de notas de cualquier periodo cursado?

    Si, ingresando con su usuario a la plataforma académica de Unitrópico y dando click en la opción Consultar datos académicos y diligenciar los datos solicitados. Si necesita presentarlo ante una entidad, éste debe estar firmado e impreso directamente por la Oficina de Registro y Control Académico.

    ¿Puedo cambiar mi contraseña?

    Si, por seguridad debe ingresar a la plataforma en la opción Actualizar mi contraseña.

    ¿Aún debo solicitar paz y salvo estudiantil?

    No, actualmente si la plataforma le permite ingresar a realizar trámites de matrícula significa que se encuentra a paz y salvo, en caso contrario ingrese a la opción Consultar paz y salvos, el cual generar un listado con las deudas por unidad organizacional, a la cual debe dirigirse a realizar la respectiva cancelación.

    ¿Puedo consultar cuantos créditos puedo ver en el semestre o cuantos tiene un respectivo curso?

    Si, ingresando a la plataforma académica en la opción Consultar asignaturas del plan, aparecen por niveles cada uno de los cursos con información de créditos y requisitos.

    ¿Hasta cuándo puedo eliminar o cancelar curso o materias?

    Sino ha iniciado el periodo académico puede eliminar o cancelar cursos a través de la plataforma académica en la opción administrar matricula dando click en la opción eliminar o cancelar, siempre y cuando el curso no se haya perdido, en caso contrario y por reglamento estudiantil se establece que dentro de las cuatro primeras semanas lo puede hacer diligenciando el formato de adición y cancelación de cursos que se encuentra ubicado en la fotocopiadora de la Universidad.

    ¿Cómo se que debo presentar el Examen Saber TyT y Pro?

    Si ya tiene el 75% de sus créditos aprobados de acuerdo al nivel académico, se debe acercar a la oficina de Registro y Control Académico a solicitar información y su recibo de pago del examen. Recuerde que es requisito para obtener titulo de técnico, tecnologo y profesional.